La fin d’un cycle de formation représente une étape décisive pour les étudiants. Diplômés, futurs diplômés ou en recherche d’une nouvelle expérience, ils doivent rapidement trouver un emploi, un stage ou un contrat d’alternance. Pour les écoles, universités et grandes écoles, l’accompagnement vers l’insertion professionnelle est donc devenu un enjeu majeur.
Appelées forums emploi, forums de recrutement, forums entreprises ou encore Career Days, ces journées permettent de mettre directement en relation les étudiants avec les recruteurs. Mais pour garantir leur succès, ces événements doivent être soigneusement préparés, simples d’accès et adaptés aux nouveaux usages.
Avec sa plateforme SaaS dédiée à la gestion événementielle, Make An Event accompagne les établissements dans l’organisation d’événements 100 % présentiels, virtuels ou hybrides.
Un forum emploi au service de l’insertion professionnelle
Un forum emploi ne se limite pas à une succession de stands et de rencontres. Il constitue un véritable outil d’accompagnement pour aider les étudiants à mieux comprendre le marché du travail, à identifier les entreprises qui recrutent et à valoriser leurs compétences.
Selon l’Apec, les jeunes diplômés peuvent avoir besoin d’un accompagnement spécifique pour construire leur projet professionnel et trouver un premier emploi, un stage ou une alternance. Les établissements jouent ainsi un rôle essentiel en créant des occasions de rencontre avec les entreprises.
Un forum peut répondre à plusieurs objectifs :
- présenter les débouchés professionnels d’une formation ;
- faciliter les échanges entre étudiants et recruteurs ;
- proposer des offres d’emploi, de stage et d’alternance ;
- organiser des entretiens individuels ;
- développer le réseau professionnel des étudiants ;
- renforcer les relations entre l’école et ses entreprises partenaires.
L’alternance constitue également une voie intéressante vers l’emploi. Une étude de l’Apec souligne que les jeunes diplômés ayant effectué une partie de leur cursus en alternance bénéficient souvent d’une insertion professionnelle plus rapide.
« L’alternance favorise l’accès au premier emploi et améliore les conditions d’insertion des jeunes diplômés »
– Apec
Simplifier l’organisation grâce à une plateforme unique
L’organisation d’un forum entreprises implique de nombreuses tâches : création des inscriptions, gestion des exposants, préparation du programme, communication auprès des étudiants et des entreprises, gestion des prises de rendez-vous et suivi des participants et des statistiques.
Avec des outils dispersés, ces opérations peuvent rapidement devenir chronophages. Make An Event permet de centraliser les principales étapes de l’événement au sein d’une même plateforme.
Les équipes peuvent notamment gérer :
- les inscriptions des étudiants, recruteurs et intervenants ;
- la création d’un programme avec temps forts et rendez-vous ;
- les profils des entreprises participantes ;
- la génération de badges et de QR codes ;
- les listes de présence et le contrôle des accès ;
- les échanges entre participants ;
- les statistiques de fréquentation et de participation.
Cette centralisation facilite le travail des équipes pédagogiques, des services relations entreprises et des bureaux carrières. Elle offre également aux participants une expérience plus fluide, depuis l’inscription jusqu’au suivi post-événement.
📊 6 mois par organisme d’accueil et par année d’enseignement – Durée maximale d’un stage
Présentiel, virtuel ou hybride : s’adapter aux étudiants et aux entreprises
Les contraintes géographiques, les emplois du temps et la disponibilité des recruteurs rendent parfois difficile l’organisation d’un forum exclusivement physique. Certaines entreprises ne peuvent pas se déplacer sur le campus, tandis que certains étudiants suivent leur formation à distance ou sont en mobilité.
Un événement hybride permet de répondre à ces différents besoins. Les étudiants présents sur place peuvent rencontrer les recruteurs dans les espaces dédiés, tandis que d’autres participent à distance à des conférences, des présentations ou des rendez-vous individuels.
Make An Event prend en charge les trois formats :
| Format | Principaux avantages |
|---|---|
| Présentiel | Échanges directs, Networking et découverte des stands |
| Virtuel | Participation à distance et ouverture à des entreprises éloignées |
| Hybride | Expérience combinée pour toucher un public plus large |
Cette souplesse permet aux écoles et universités d’inviter davantage d’entreprises, y compris des employeurs situés dans d’autres régions ou à l’international. Elle améliore aussi l’accessibilité de l’événement pour les étudiants qui ne peuvent pas être présents physiquement.
« Make An Event prend en charge les événements présentiels, virtuels et hybrides avec des fonctionnalités d’inscription, de programme, de badges et d’interaction »
– Make An Event
Améliorer l’expérience des étudiants et des recruteurs
La réussite d’un Career Day dépend autant de la qualité des entreprises présentes que de l’expérience proposée aux participants. Un étudiant doit pouvoir identifier rapidement les recruteurs correspondant à son projet, consulter les horaires des conférences et réserver un rendez-vous.
De leur côté, les entreprises doivent pouvoir présenter leur activité, leurs métiers et leurs offres de manière claire. Une plateforme événementielle facilite cette mise en relation grâce à des espaces dédiés, des profils détaillés et des outils de networking.
Avant l’événement, les étudiants peuvent consulter les entreprises participantes et préparer leurs échanges. Pendant le forum, ils accèdent au programme, participent aux sessions qui les intéressent et utilisent leur badge ou QR code pour fluidifier leur parcours. Après l’événement, l’établissement dispose de données utiles pour mesurer la participation et améliorer les prochaines éditions.
Les services carrières peuvent ainsi suivre plusieurs indicateurs :
- nombre d’inscrits et de participants ;
- taux de présence ;
- conférences les plus suivies ;
- entreprises les plus sollicitées ;
- rendez-vous réalisés ;
- retours des étudiants et des recruteurs.
Préparer un événement professionnel efficace
Pour maximiser les résultats d’un forum emploi, il est recommandé de :
- définir les objectifs de l’événement ;
- segmenter les publics par formation ou niveau d’études ;
- inviter des entreprises réellement susceptibles de recruter ;
- proposer un programme combinant recrutement, conseils et conférences ;
- communiquer suffisamment tôt auprès des étudiants ;
- faciliter la prise de rendez-vous ;
- mesurer les résultats après l’événement.
Les aspects réglementaires doivent également être anticipés, notamment pour les stages et les contrats en alternance. Le site officiel Service-Public.fr rappelle les principales règles applicables aux stages étudiants. Pour l’apprentissage, les entreprises peuvent aussi consulter les dispositifs d’aide présentés sur Service-Public Entreprendre.
📊 Jusqu’à 5 000 € pour les entreprises de moins de 250 salariés, selon les conditions applicables aux contrats signés à partir du 8 mars 2026 – Aide à l’embauche d’un apprenti
Questions Fréquentes
Pourquoi organiser un forum emploi dans une école ou une université ?
Un forum emploi permet de rapprocher les étudiants des entreprises, de présenter des opportunités concrètes et de faciliter l’accès au premier emploi, au stage ou à l’alternance.
Make An Event convient-il à un Career Day hybride ?
Oui. Make An Event est conçu pour gérer des événements présentiels, virtuels ou hybrides, avec des fonctionnalités adaptées aux inscriptions, au programme, aux badges et aux interactions.
Peut-on gérer plusieurs types de participants ?
Oui. La plateforme permet de gérer les étudiants, recruteurs, exposants, intervenants et équipes organisatrices depuis un même espace.
Comment mesurer la réussite d’un forum entreprises ?
Les établissements peuvent analyser les inscriptions, la participation, la fréquentation des sessions, les rendez-vous réalisés et les retours des participants.
Chiffres Clés
📊 6 mois : durée maximale d’un stage par organisme d’accueil et par année d’enseignement.
💼 Jusqu’à 5 000 € : aide à l’embauche d’un apprenti pour certaines entreprises de moins de 250 salariés en 2026.
🎓 3 formats : présentiel, virtuel et hybride avec Make An Event.
Conclusion
Pour les écoles, universités et grandes écoles, organiser un forum emploi ou un forum entreprises est une manière concrète d’accompagner les étudiants dans leur entrée dans la vie professionnelle. En simplifiant les inscriptions, la gestion du programme, les badges, les rendez-vous et le suivi des participants, Make An Event aide les établissements à créer des événements plus fluides, plus accessibles et plus efficaces.
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