La gestion des exposants dans les foires et salons professionnels devient rapidement complexe dès que les volumes augmentent : inscriptions, documents administratifs, paiements, relances, attribution des emplacements, accès le jour J…
Avec une plateforme comme Make An Event, il est possible de centraliser et automatiser l’ensemble du parcours exposant, de la candidature jusqu’au contrôle d’accès sur site.
Une gestion exposants rapidement complexe sans automatisation
Dès qu’un événement dépasse 50 à 70 exposants, la gestion manuelle devient difficile :
- multiples échanges d’emails
- documents manquants (Kbis, assurances, formulaires…)
- suivi des paiements
- attribution des emplacements
- création des badges
- relances chronophages
Et pourtant, les événements professionnels peuvent facilement dépasser 10 000 visiteurs et plusieurs centaines d’exposants.
Un parcours exposant entièrement digitalisé
Avec Make An Event, l’exposant suit un parcours simple et structuré.
1. Demande d’inscription
L’exposant remplit un formulaire en ligne et peut dès cette étape :
- déposer ses documents (Kbis, licence professionnelle…)
- compléter des formulaires spécifiques (ex : besoin électrique)
- fournir les informations de son entreprise
2. Validation par l’organisateur
L’organisateur dispose d’un espace de gestion complet pour :
- accepter ou refuser une candidature
- demander des compléments d’information
- échanger directement avec l’exposant si nécessaire
- attribuer un emplacement (stand) avant le paiement
Une fois validée, la demande passe à l’étape suivante automatiquement.
3. Paiement en ligne ou par virement
L’exposant reçoit un lien pour finaliser son inscription :
- paiement par carte bancaire via la plateforme
- possibilité d’accepter le virement bancaire
Les paiements sont gérés via un partenariat bancaire français, garantissant une infrastructure sécurisée et optimisée.
Réduction des coûts de paiement
Le choix d’une infrastructure optimisée permet de proposer des frais de paiement parmi les plus compétitifs du marché.
Comparaison (juin 2026)
- Weezevent : 2,5% (au moins 0,99€)
- Eventbrite : 5,5% + 0,99€ (Pack Professionnel)
- Stripe : 1,9% + 0,25€ (avec une cartes professionnelles UE)
Exemple de tarif avec paiement par Carte Bleu professionnel avec Make An Event :
1,2% + 0,20€
👉 Make An Event propose une structure tarifaire optimisée pour réduire l’impact des frais sur les organisateurs.
Documents exposants : fini les relances
Les organisateurs peuvent définir :
- champs obligatoires
- champs facultatifs
- conditions par type d’exposant
Documents couramment demandés
- Kbis
- assurance professionnelle
- licence professionnelle
- formulaires spécifiques (ex : alimentation électrique, sécurité…)
Résultat : les relances sont automatisées et les documents centralisés.
Badges et contrôle d’accès le jour J
Une fois l’inscription validée, la plateforme génère automatiquement :
Badge exposant
- format PDF prêt à imprimer
- QR code unique
- nom de l’exposant
- emplacement du stand
- informations pratiques ajoutées par l’organisateur
Badge équipe exposant
Chaque membre peut disposer de son propre badge nominatif.
Contrôle d’accès
Le jour de l’événement :
- scan via smartphone
- suivi des entrées/sorties
- historique des passages
Facturation automatisée et conformité
Make An Event automatise également la partie administrative :
- génération automatique des factures
- envoi aux exposants
- transmission au service comptable
- compatibilité Factur-X
👉 Fonctionnalité disponible depuis de mai 2026
Une page exposant enrichie et autonome
Chaque exposant peut disposer d’une page dédiée sur l’événement :
- présentation de l’entreprise
- ajout de photos et vidéos
- téléchargement de documents
- mise à jour autonome du contenu
Cela renforce la visibilité des exposants tout en réduisant la charge côté organisateur.
Une plateforme unique pour exposants et visiteurs
Make An Event permet de gérer :
- les inscriptions exposants
- les inscriptions visiteurs
- les paiements
- les accès
- les badges
- la communication
Tout depuis une seule plateforme.
Résultat concret sur le terrain
Sur une grande foire de plus de 450 exposants et 70 000 visiteurs :
- réduction de 80% des échanges de relance
- centralisation complète des documents
- plus de 10 000€ de paiements gérés automatiquement
- génération automatique des factures et badges
- accès fluide le jour de l’événement
Conclusion
L’inscription et le paiement des exposants ne doivent plus être une charge administrative lourde.
Avec Make An Event, les organisateurs peuvent automatiser :
- les inscriptions
- la gestion des documents
- les paiements
- les badges
- le contrôle d’accès
👉 Le tout dans une plateforme unique, conçue pour les foires et salons professionnels.