Ses principales missions sont :

• Créer des synergies entre les acteurs clés, notamment chercheurs, industriels, décideurs publics, professionnels de santé et seniors.
• Favoriser les initiatives régionales, en encourageant l’innovation et en développant des solutions adaptées au bien-vieillir.
• Organiser des événements structurants pour rassembler les parties prenantes et stimuler la collaboration autour de projets concrets.

Chaque année, le PGI coordonne plusieurs événements phares parmi lesquels :

1. L’Opportunité Seniors

Une plateforme pour les innovations et collaborations dans la silver économie.

Contexte :

Cette 3ème édition est un rendez-vous incontournable pour les acteurs de la silver économie, où innovation et collaboration sont mises à l’honneur.

Objectifs :

• Valoriser les initiatives locales en matière de bien-vieillir.
• Offrir un espace d’échange et de rencontres professionnelles.

Activités phares :

• Conférences sur l’intelligence artificielle et le vieillissement.
• Tables rondes explorant les dispositifs médicaux innovants.
• Organisation de plus de 200 rendez-vous B2B pour dynamiser les collaborations.
• Laboratoire d’innovations collaboratives entre seniors et porteurs de projets.

2. La Journée Départementale de Prévention de la Perte d’Autonomie

Un événement axé sur les stratégies locales pour accompagner les seniors.

Contexte :

Co-organisée avec le Département du Doubs, cette journée mobilise les acteurs locaux autour de la prévention de la perte d’autonomie.

Objectifs :

• Identifier les besoins locaux et élaborer des stratégies adaptées.
• Mobiliser les publics et acteurs clés du territoire.

Activités phares :

• Deux tables rondes centrées sur le diagnostic, les enjeux territoriaux et les stratégies de prévention.
• Valorisation des initiatives locales et mise en réseau des participants.

Les défis rencontrés par le PGI

Organiser plusieurs événements dans l’année représente un défi significatif et le PGI fait face à :

Des enjeux spécifiques :

• Centraliser les outils et processus afin de ne pas repartir de zéro pour chaque édition,
• Réutiliser efficacement les ressources existantes, comme les données des partenaires, le branding et les configurations passées,
• Automatiser les tâches chronophages, notamment les inscriptions et la communication, pour optimiser le temps des équipes,
• Assurer une expérience homogène et fluide pour les participants, partenaires et intervenants.

Et les besoins suivants :

• Communiquer et gérer les aspects visiteurs : garantir une interaction fluide entre participants, partenaires et organisateurs,
• Créer un site internet dédié pour chaque événement, tout en conservant une cohérence visuelle et stratégique,
• Gérer efficacement les inscriptions et les relations entre visiteurs, partenaires et organisateurs,
• Activer des modules complémentaires tels que la billetterie, la gestion des badges et le networking,
• Simplifier l’organisation avant, pendant et après l’événement en centralisant et automatisant les processus,
• Planifier les communications plusieurs semaines ou mois en amont pour maximiser la participation,
• Analyser les retours post-événement grâce à des statistiques détaillées permettant d’affiner les futures éditions.

Les solutions apportées par Make An Event

Capitalisation sur les ressources existantes

Make An Event a transformé la gestion des événements multiples du PGI grâce à une solution pensée pour optimiser chaque étape du processus organisationnel. L’une des principales forces de la plateforme réside dans sa capacité à capitaliser sur les ressources existantes.

En réutilisant les configurations des éditions précédentes, telles que les pages web, les éléments de branding et les listes de partenaires, le PGI a pu maintenir une continuité visuelle et stratégique d’un événement à l’autre.

Cela a permis non seulement de gagner du temps, mais également de renforcer l’identité de marque et d’offrir une expérience cohérente aux participants.

Centralisation de la gestion

La centralisation est un autre atout majeur de Make An Event. Tout le nécessaire à la gestion des événements, des inscriptions à la communication en passant par les badges, est regroupé sur une plateforme unique.

Grâce à un tableau de bord intuitif, les organisateurs peuvent suivre l’évolution des inscriptions et gérer les interactions avec les participants et les étapes clés en temps réel.

Cette approche simplifiée a considérablement réduit la complexité liée à la coordination de plusieurs événements.

Automatisation des processus

En plus de cette centralisation, Make An Event intègre des fonctionnalités d’automatisation des tâches, qui ont libéré les équipes du PGI de nombreuses contraintes logistiques.

Les rappels et notifications sont envoyés automatiquement, tandis que les badges personnalisés sont générés instantanément pour chaque participant.

Ces outils ont permis aux organisateurs de se concentrer sur les aspects stratégiques, comme le contenu des conférences ou la mobilisation des intervenants.

Analyse et optimisation post-événement

Enfin, Make An Event fournit des statistiques détaillées post-événement, permettant une analyse approfondie des performances.

Ces données incluent le taux de participation, les retours des participants et d’autres indicateurs clés qui aident à optimiser les futures éditions.

La possibilité de réutiliser ces données simplifie également les inscriptions pour les éditions suivantes, garantissant une expérience utilisateur toujours plus fluide et efficace.

Les résultats obtenus

• 50% de gain de temps grâce à la réutilisation des données et configurations.
• + 200 rendez-vous B2B planifiés pour stimuler les collaborations.
• Une continuité parfaite dans le branding et les communications entre les éditions.
• Satisfaction accrue des participants et partenaires grâce à une organisation simplifiée.

Pourquoi choisir Make An Event pour vos événements multiples ?

• Capitalisation et continuité : Réutilisez vos données pour simplifier chaque édition.
• Automatisation et efficacité : Gagnez du temps sur les tâches répétitives.
• Accessibilité complète : Gérez vos événements depuis une seule et même plateforme, en ligne, accessible partout et sur tout support.

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